Administração de Materiais

Apesar da administração de materiais sempre ter existido dentro das instituições somente nos últimos tempos é que surgiram departamentos separados para executá-los. Os gastos com materiais correspondem a 30%, chegando a 45% das despesas de uma empresa, atualmente os custos hospitalares têm aumentado consideravelmente devido à complexidade dos tratamentos, há uma grande variedade de equipamento que vão desde os mais sofisticados como tomógrafos aos mais simples como produtos de limpeza. O adequado controle dos insumos tem como principal meta o acompanhamento adequado dos clientes sem interrupção dos tratamentos.
As atividades de captação e despacho de recursos materiais compreendem um ciclo contínuo de operações correlatas e interdependentes, válidas para qualquer instituição independente de seu tamanho, sendo elas: previsão, aquisição, transporte, recebimento, armazenamento, conservação, distribuição e controle.
O almoxarifado ou outro setor que necessita de algum material que ainda não integram a lista de compras, emite uma solicitação para o setor de compras e cabe a este realizar as negociações com os fornecedores, consultando os serviços interessados.
Em instituições públicas ou conveniadas com o setor público a compra de materiais devem seguir os princípios da licitação (Lei n 8.666/93 e Lei nº 10.520/02) que tem como modalidades de compra: concorrência, tomada de preços, convite e pregão*.
O controle dos materiais de consumo assim como o recebimento, armazenamento, e distribuição é realizada pelo almoxarifado. O controle dos materiais permanentes como os mobiliários fica a cargo da seção de patrimônio.
A Nutrição, lavanderia, farmácia e o serviço de manutenção são os setores que mais utilizam a área de recursos materiais.
Cada vez mais o enfermeiro tem sido responsável pela previsão, provisão, organização e controle dos materiais nas instituições, participando no processo de seleção e compra dos materiais, isso se deve a sua qualificação e facilidade na escolha do material adequado para o atendimento. O enfermeiro tem um papel fundamental na administração de materiais, como chefe da equipe deve treinar seus funcionários para diminuir os gastos de forma que não prejudique o atendimento ao paciente. Portanto deve coordenar as atividades relativas a administração de materiais e delegar aos demais membros da equipe, funções burocráticas como preenchimento de requisições, controle e guarda.
Com o objetivo de evitar problemas como extravio de materiais e formação de grandes estoques, pode-se facilitar a administração desses materiais, classificando os insumos quanto a finalidade, duração, porte, custo e matéria-prima
Quanto a duração podem ser agrupados em permanentes e de consumo, os permanentes são materiais cuja duração é superior a dois anos, sendo consumíveis pelo simples uso. Os insumos de consumo têm o prazo máximo de dois anos de uso, como inaladores, esparadrapos.
A classificação por porte é importante para facilitar o armazenamento dos materiais. O custo auxiliará na seleção de compra do material e na prioridade de controle do material. A matéria-prima irá determinar a forma de limpeza, utilização, armazenamento, acondicionamento, guarda e esterilização.

A gerência dos materiais envolve as funções de previsão, provisão, organização e controle.

Previsão
É usado para licitação, consiste em um diagnóstico situacional da unidade em relação a quantidade e as especificidades facilitando assim o levantamento dos materiais necessários para a adequado atendimento da clientela que será adquirido em um dentro de um determinado período. Este diagnóstico terá como base a especificidade da unidade (ex bisturi para o centro cirúrgico), as características da clientela(unidade com paciente idosos compra-se mais colchões casca-de-ovo), a frequência do uso dos materiais (faz-se uma observação de consumo em pelo menos três meses), o número de leitos da unidade; o local de guarda: o espaço físico também determina a quantidade de material a ser solicitado em determinado período; a durabilidade do material: muitas vezes compra-se um material de qualidade inferior e o estoque acaba antes do tempo; e a periodicidade da reposição do material: diária, semanal, quinzenal, mensal, pode-se fazer um mapa com a quantidade de uso em algum desses períodos, acrescentar 30% nos materiais que tenham variação de consumo e 30% no total da cota para margem de segurança.
Obs: Devem-se evitar solicitações extras de materiais, ou seja, fora do previsto, pois serão compradas em menores quantidades o que torna os materiais mais caros.

Provisão
Consiste no envio do pedido de material para o almoxarifado, objetivando a reposição dos artigos a serem usados na unidade.
Assim os sistemas de reposição podem ser realizados de quatro formas:

• Sistema de reposição por tempo: muito usado na enfermagem, a reposição ocorre em épocas pré-determinadas, forma grandes estoques.
• Sistema de reposição por quantidade: faz o pedido de uma quantidade determinada quando se observa que na unidade o estoque chega ao nível mínimo (estoque que garante o tempo de espera da reposição), é um método bastante vantajoso, porém deve-se ter observação constante por parte do responsável para não ocasionar falta de material.
• Sistema de reposição por quantidade e tempo: deve ser feito a previsão dos materiais que serão solicitados uma certa quantidade em um determinado tempo, colabora para o não esquecimento da emissão de solicitação do material e evita a formação de grandes estoques.
• Sistema de reposição imediata por quantidade: geralmente realizado em hospitais particulares, onde é solicitado somente o que o paciente irá usar.

As instituições devem dar maior atenção aos materiais que acarretam maiores gastos, dentre estes, não estão incluídos, somente os de maior custo unitário, mas também aqueles que o custo unitário é pequeno porém se comprados em grandes quantidade podem representar um custo elevado, nesse grupo também podem ser incluídas os materiais que na falta podem acarretar riscos para os clientes.

Organização
Os materiais devem ser dispostos na unidade de modo centralizado, em locais de fácil acesso, para facilitar o uso e o controle. A planta física deve ser estudada de modo que não haja cruzamento entre material limpo e sujo. Deve-se atentar o local de armazenamento evitando umidade, poeira, ferrugem, corrosões, roubos, o armazenamento adequado dos produtos inflamáveis.

Controle
Envolve desde a quantidade, qualidade, conservação, reparos, além de roubos e extravios. Encontra-se muitas dificuldades na realização de um controle adequado devido a grande variedade de produtos e alguns são comprados em grandes quantidades.

Manutenção dos materiais
Pode ser feita de forma preventiva ou reparadora, a forma primeira deve merecer atenção especial, pois acaba por aumentar a vida útil dos artigos. Os reparos podem ser feitos por membros da equipe de saúde ou pelo serviço de manutenção dependendo da complexidade do reparo. É importante o conhecimento do manuseio correto para evitar problemas.

Com os avanços tecnológicos cada vez mais vão surgindo produtos novos, com diferentes especificações técnicas, matérias-primas diversas, para os mais variados usos, é importante que a equipe de saúde tenham um amplo conhecimento a respeito da administração dos materiais, por meio da educação continuada, a fim de previnir gastos desnecessário e evitar prejuízos no tratamento.

*Modalidades de compra.

• Concorrência: para materiais de grande vulto, qualquer empresa que esteja interessada pode participar, desde que, comprove ter os requisitos mínimos exigidos, ganhará a licitação a empresa que propor o de melhor preço, em caso de empate opta-se por serviços produzidos no Brasil, caso persista o empate, decidi-se por empresas brasileiras, por último faz-se sorteio.
• Tomada de preço: para materiais de médio custo, com empresas previamente cadastradas.
• Convite: é para no mínimo três interessados que trabalhem com o material requisitado, cadastrados ou não, escolhidos pela instituição.
• Pregão: é realizado em lances sucessivos e decrescentes, onde opta-se pela menor proposta.
• Obs: Dispensa-se licitação em caso de calamidade pública.